Hinter den Kulissen: Vorbereitung eines Pop-Up Stores

„Fröken Lakrits und Skandibok laden zum skandinavischen Nachmittag“ – diese Einladung kennen viele von Euch. Aber was passiert eigentlich, bis es soweit ist? Ein Blick hinter die Kulissen von Fröken Lakrits zeigt’s Euch.

Zeit für Planung

Freitag Vormittag, Anfang Jänner: Zeit für Planung. Das erste Halbjahr wird organisiert: Events werden eingeplant, Werbemöglichkeiten überlegt, Ideen werden gesammelt und Kooperationsmöglichkeiten gebrainstormt. Kontakte zu anderen skandinavischen Organisationen in Österreich werden gepflegt und der Markt wird beobachtet. Die Zeit nach Weihnachten eignet sich besonders gut dafür – das hektische X-Mas-Geschäft ist vorbei, die Ruhe ist eingekehrt, man kann durchschnaufen.

Die Ankündigung

Einige Wochen vor einem Event geht’s an die Vor-Ankündigung: die Veranstaltung wird auf der Webpage und der Facebook-Seite von Fröken Lakrits eingetragen. Die Stammkunden bekommen natürlich auch per Newsletter ihre persönliche Verständigung. Je nach Veranstaltung werden Plakate und Flyer gedruckt und verteilt.

Details, Details…

EinräumenEin paar Tage vor dem Pop-Up Store geht’s an die Detailplanung. Die meisten Veranstaltungen mache ich gemeinsam mit Karina von Skandibok. Wir sind ein eingespieltes Team und teilen uns die Aufgaben gut auf: Kuchen? Bäckt jede gerne – Kärleksmums ist Karinas Spezialität, Sockerkaka kommt von mir. Kaffee und Saft? Bringen wir mit. Musik? Macht meine Boom Box. Aber am wichtigsten ist eigentlich: welche Süßigkeiten packe ich denn ein? Jeder Pop-Up Store zieht unterschiedliche Kunden mit anderen Vorlieben an. Dauerbrenner wie Bilar oder Kexchoklad habe ich immer im Gepäck. Besonders viel Lakritze nehme ich zu Veranstaltungen mit, an denen viele „echte“ Skandinavier teilnehmen. Gar nicht so einfach!

Der Countdown läuft

AufbauAm Abend davor gehe ich die Checkliste durch: Wechselgeld? Preisauszeichnung? Aufsteller? Visitenkarten? Sackerl? Kostproben? Tischtuch? Boom Box? Handy aufgeladen? Die Liste ist lang… Am Tag des Events gibt’s noch eine letzte Erinnerung per Social Media. Dann geht’s ans Packen und Schleppen – gut, dass ich einen großen Kofferraum habe. Und die Beachflag muss natürlich auch mit. Beim Aufbau sind wir ein eingespieltes Team, und nach einer knappen Stunde ist es soweit: die ersten Kunden sind da!

Vor Ort

VerkaufDie eigentliche Verkaufszeit vergeht wie im Flug. Die Kundengespräche sind der schönste und spannendste Teil, ich bekomme direktes Feedback und Vorschläge für neue Produkte. Und – was mich besonders freut – viele Kunden sind zu Stammkunden geworden und kommen jedes Mal vorbei.

Danach

Nach ein paar Stunden ist der Event vorbei, ich packe die nun leichteren Kisten wieder ins Auto und verstaue sie im Lager. Dann werden die Lagerstände aktualisiert, der Tagesumsatz kalkuliert und die Einkaufsliste erneuert. Und endlich, endlich kann ich dann die Beine hochlagern… aber: nach dem Event ist vor dem Event – in wenigen Wochen geht es weiter!

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